توضیحات

• فایل اکسل تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

تحلیل ارزش کسب شده (Earned Value Management یا EVM) یک روش مدیریتی استاندارد است که برای ارزیابی عملکرد پروژه و پیشرفت آن نسبت به برنامه زمان‌بندی و بودجه تعیین شده به کار می‌رود. این روش باعث می‌شود مدیران پروژه بتوانند به صورت کمی و دقیق، وضعیت واقعی پروژه را در هر مرحله‌ای از اجرا بسنجند و پیش‌بینی بهتری از آینده پروژه داشته باشند.

مفهوم اولیه EVM

در مدیریت پروژه، همواره یکی از مهم‌ترین چالش‌ها، ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه است. معمولاً پروژه‌ها بر اساس برنامه‌ریزی اولیه بودجه و زمان مشخصی دارند، اما در طول اجرای پروژه ممکن است انحرافاتی در هزینه یا زمان رخ بدهد. EVM این امکان را می‌دهد که با ترکیب داده‌های هزینه و زمان، میزان پیشرفت واقعی پروژه را به طور کمی گزارش دهیم.

تحلیل ارزش کسب شده در واقع مقایسه‌ای است بین سه معیار اصلی:

1. بودجه برنامه‌ریزی‌شده (Planned Value – PV): بودجه‌ای است که برای کاری که طبق برنامه باید انجام شده باشد، تخصیص داده شده است. PV نشان‌دهنده میزان برنامه‌ریزی شده پیشرفت پروژه در یک زمان مشخص است.
2. ارزش کسب شده (Earned Value – EV): ارزش واقعی کاری است که تا پایان دوره ارزیابی انجام شده است؛ یعنی ارزش مالی کل فعالیت‌هایی که به طور واقعی انجام شده‌اند.
3. هزینه واقعی (Actual Cost – AC): هزینه واقعی صرف شده برای انجام کارهای انجام شده تا زمان ارزیابی است.

شاخص‌های کلیدی تحلیل ارزش کسب شده

با استفاده از این سه مقدار، مدیر پروژه می‌تواند شاخص‌های مهمی را محاسبه کند که وضعیت پروژه را به صورت دقیق‌تری نشان می‌دهند:

1. انحراف هزینه (Cost Variance – CV)

این شاخص نشان می‌دهد آیا پروژه بر اساس هزینه برنامه‌ریزی شده جلو می‌رود یا نه. اگر مقدار CV مثبت باشد، یعنی پروژه هزینه کمتری از آنچه برنامه‌ریزی شده صرف کرده و در وضعیت مناسبی از نظر اقتصادی است، و اگر منفی باشد پروژه بیشتر از بودجه کار کرده است.

2. انحراف برنامه (Schedule Variance – SV)

این شاخص نشان می‌دهد که پروژه نسبت به برنامه زمان‌بندی چه وضعیتی دارد. مقدار مثبت SV یعنی پیشرفت پروژه نسبت به برنامه جلوتر است و منفی بودن یعنی کارها از برنامه عقب‌اند.

3. شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index – CPI)

این شاخص نشان‌دهنده میزان بهره‌وری هزینه‌ای پروژه است. اگر CPI بزرگ‌تر از 1 باشد، پروژه کم‌هزینه‌تر از برنامه پیش رفته، و اگر کمتر از 1 باشد، هزینه‌های پروژه بیشتر از برنامه شده‌اند.

4. شاخص عملکرد برنامه (Schedule Performance Index – SPI)

این شاخص عملکرد زمانی پروژه را نشان می‌دهد. SPI بزرگ‌تر از 1 نشان می‌دهد پروژه جلوتر از برنامه است و کمتر از 1 نشانه عقب بودن از برنامه است.

کاربردهای تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

• ارزیابی پیشرفت پروژه: به کمک EVM می‌توانیم دقیقاً بفهمیم پروژه چند درصد پیشرفت داشته است و آیا این پیشرفت با برنامه زمان‌بندی هماهنگ است یا نه.
• کنترل هزینه‌ها و برنامه: با شاخص‌های مختلف EVM مدیر پروژه می‌تواند متوجه شود پروژه در حال خرج بیش از حد است یا عقب‌مانده از برنامه زمانی.
• پیش‌بینی آینده پروژه: بر اساس داده‌های ارزش کسب شده می‌توان پیش‌بینی کرد کل پروژه تا پایان چقدر هزینه خواهد داشت و در چه زمانی به پایان می‌رسد.
• گزارش‌دهی دقیق‌تر: EVM به مدیران و ذینفعان پروژه اطلاعات مستند، کمّی و قابل اطمینان ارائه می‌دهد تا تصمیم‌گیری‌ها بهتر انجام شوند.

نحوه اجرای تحلیل ارزش کسب شده در پروژه

برای اجرای EVM، لازم است پروژه به خوبی برنامه‌ریزی شده و بودجه‌بندی شده باشد. سپس در هر بازه زمانی مشخص (هفته‌ای، ماهانه) اطلاعات زیر جمع‌آوری می‌شود:

• برنامه (Planned): چه مقدار کار و با چه بودجه‌ای باید انجام می‌شد.
• اجرای واقعی (Actual): چه مقدار از کار انجام شده و چقدر هزینه شده است.
• ارزش کسب شده (Earned): براساس معیارهای تعریف شده، ارزیابی شود که ارزش کاری که انجام شده چقدر است.

سپس شاخص‌ها محاسبه و گزارش داده می‌شوند.

مزایا و معایب EVM

مزایا

• ارزیابی کمّی و دقیق: EVM به مدیران امکان می‌دهد بر اساس اعداد و ارقام پیشرفت پروژه را بسنجند.
• کنترل موثر: از انحرافات زیرساختی پروژه جلوگیری می‌کند و هشدارهای به موقع می‌دهد.
• تصمیم‌گیری بهبود یافته: مدیر می‌تواند با داده‌های واقعی تصمیمات بهتری برای اصلاح مسیر پروژه اتخاذ کند.
• یکپارچگی هزینه و زمان: به طور همزمان هزینه و زمان پروژه را تحت کنترل دارد.

معایب

• پیچیدگی اجرای اولیه: برای پروژه‌های کوچک یا بدون برنامه‌ریزی دقیق ممکن است پیچیده به نظر برسد.
• نیاز به داده‌های دقیق: اگر داده‌ها ناقص یا با تأخیر باشد، تحلیل به درستی انجام نمی‌شود.
• تمرکز بر مقادیر مالی: گاهی اوقات ممکن است کیفیت یا مسائل انسانی پروژه در این تحلیل لحاظ نشود.

نتیجه‌گیری

تحلیل ارزش کسب شده یک ابزار قدرتمند در دنیای مدیریت پروژه‌ها است که امکان کنترل پروژه از نظر هزینه و زمان را به صورت همزمان فراهم می‌کند. استفاده از EVM باعث می‌شود پروژه‌ها کمتر دچار انحراف شوند و مدیران بهتر بتوانند منابع را مدیریت کنند. اگرچه این روش نیازمند آماده‌سازی و جمع‌آوری داده‌های دقیق است، اما در پروژه‌های بزرگ و پیچیده یک نیاز اجتناب‌ناپذیر به حساب می‌آید.