مفهوم تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

تحلیل ارزش کسب شده (Earned Value Management – EVM)

تحلیل ارزش کسب شده (EVM) یک متدولوژی قدرتمند برای مدیریت پروژه است که به مدیران پروژه امکان می‌دهد عملکرد پروژه را از نظر هزینه و زمان در طول چرخه عمر پروژه پیگیری، نظارت و پیش‌بینی کنند. این ابزار به ویژه برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده که کنترل دقیق بر بودجه و برنامه زمان‌بندی حیاتی است، ارزشمند است. EVM به جای تکیه بر دو معیار مستقل (هزینه و برنامه زمان‌بندی)، این دو را با هم ادغام می‌کند و تصویری جامع از سلامت کلی پروژه ارائه می‌دهد.

مفاهیم کلیدی در EVM:

برای درک کامل EVM، ابتدا باید با مفاهیم کلیدی آن آشنا شوید:

1. ارزش برنامه‌ریزی شده (Planned Value – PV) یا بودجه هزینه برنامه‌ریزی شده (Budgeted Cost of Work Scheduled – BCWS): این مقدار بودجه‌ای است که طبق برنامه زمان‌بندی پروژه، قرار بود تا یک نقطه زمانی مشخص خرج شود. PV نمایانگر ارزش کاری است که قرار بود در یک بازه زمانی مشخص انجام شود.
2. ارزش کسب شده (Earned Value – EV) یا بودجه هزینه کار انجام شده (Budgeted Cost of Work Performed – BCWP): این مقدار بودجه‌ای است که برای کاری که در واقع تا یک نقطه زمانی مشخص انجام شده است، کسب شده است. EV نمایانگر ارزش کاری است که واقعاً در یک بازه زمانی مشخص تکمیل شده است. این معیار مهمترین عنصر در EVM است زیرا هم پیشرفت فیزیکی و هم بودجه مرتبط با آن را در نظر می‌گیرد.
3. هزینه واقعی (Actual Cost – AC) یا هزینه واقعی کار انجام شده (Actual Cost of Work Performed – ACWP): این مقدار هزینه واقعی است که تا یک نقطه زمانی مشخص برای انجام کار پرداخت شده است. AC نمایانگر میزان پولی است که واقعاً تا یک نقطه مشخص در پروژه خرج شده است.
4. بودجه در تکمیل (Budget at Completion – BAC): این مقدار کل بودجه برنامه‌ریزی شده برای کل پروژه است. BAC همانند PV برای کل پروژه است.

محاسبات و فرمول‌ها در EVM:

با استفاده از مفاهیم کلیدی بالا، می‌توانیم شاخص‌ها و معیارهای مختلفی را محاسبه کنیم که اطلاعات حیاتی در مورد عملکرد پروژه ارائه می‌دهند:

1. انحراف هزینه (Cost Variance – CV): این نشان‌دهنده تفاوت بین ارزش کسب شده و هزینه واقعی است. CV نشان می‌دهد که آیا پروژه از نظر هزینه جلوتر (مثبت) یا عقب‌تر (منفی) از برنامه است.
   فرمول: CV = EV – AC
   • CV > 0: پروژه از نظر هزینه جلوتر است (کمتر از بودجه خرج شده است).
   • CV < 0: پروژه از نظر هزینه عقب‌تر است (بیشتر از بودجه خرج شده است).
   • CV = 0: پروژه از نظر هزینه طبق برنامه است.
2. انحراف برنامه زمان‌بندی (Schedule Variance – SV): این نشان‌دهنده تفاوت بین ارزش کسب شده و ارزش برنامه‌ریزی شده است. SV نشان می‌دهد که آیا پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی جلوتر (مثبت) یا عقب‌تر (منفی) از برنامه است.
   فرمول: SV = EV – PV
   • SV > 0: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی جلوتر است (کار بیشتری نسبت به برنامه انجام شده است).
   • SV < 0: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی عقب‌تر است (کار کمتری نسبت به برنامه انجام شده است).
   • SV = 0: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی طبق برنامه است.
3. شاخص عملکرد هزینه (Cost Performance Index – CPI): این نسبت ارزش کسب شده به هزینه واقعی است. CPI کارایی هزینه پروژه را نشان می‌دهد.
   فرمول: CPI = EV / AC
   • CPI > 1: پروژه از نظر هزینه کارآمد است (به ازای هر واحد هزینه، بیش از یک واحد ارزش کسب شده است).
   • CPI < 1: پروژه از نظر هزینه ناکارآمد است (به ازای هر واحد هزینه، کمتر از یک واحد ارزش کسب شده است).
   • CPI = 1: پروژه از نظر هزینه طبق برنامه است.
4. شاخص عملکرد برنامه زمان‌بندی (Schedule Performance Index – SPI): این نسبت ارزش کسب شده به ارزش برنامه‌ریزی شده است. SPI کارایی برنامه زمان‌بندی پروژه را نشان می‌دهد.
   فرمول: SPI = EV / PV
   • SPI > 1: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی کارآمد است (کار بیشتری نسبت به برنامه انجام شده است).
   • SPI < 1: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی ناکارآمد است (کار کمتری نسبت به برنامه انجام شده است).
   • SPI = 1: پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی طبق برنامه است.

پیش‌بینی‌ها در EVM:

یکی از قدرتمندترین جنبه‌های EVM، توانایی آن در پیش‌بینی عملکرد آینده پروژه بر اساس عملکرد گذشته است. برخی از پیش‌بینی‌های کلیدی عبارتند از:

1. برآورد در تکمیل (Estimate at Completion – EAC): این مقدار برآورد کل هزینه پروژه پس از تکمیل است. روش‌های مختلفی برای محاسبه EAC وجود دارد، بسته به فرضاتی که در مورد عملکرد آینده پروژه دارید:
   • اگر فرض کنید عملکرد آینده مانند گذشته خواهد بود:
     فرمول: EAC = BAC / CPI (این روش متداول‌ترین است)
   • اگر فرض کنید انحراف هزینه قبلی دیگر تکرار نخواهد شد و عملکرد آینده طبق برنامه خواهد بود:
     فرمول: EAC = AC + (BAC – EV)
   • اگر فرض کنید عملکرد آینده تحت تأثیر هر دو CPI و SPI قرار خواهد گرفت:
     فرمول: EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI * SPI)] (این روش کمتر متداول است و بیشتر برای پیش‌بینی‌های برنامه زمان‌بندی استفاده می‌شود)
2. برآورد برای تکمیل (Estimate to Complete – ETC): این مقدار برآورد هزینه لازم برای تکمیل کار باقیمانده در پروژه است.
   فرمول: ETC = EAC – AC
3. انحراف در تکمیل (Variance at Completion – VAC): این نشان‌دهنده تفاوت بین بودجه در تکمیل و برآورد در تکمیل است. VAC نشان می‌دهد که آیا پروژه در نهایت بیش از بودجه (منفی) یا کمتر از بودجه (مثبت) به پایان خواهد رسید.
   فرمول: VAC = BAC – EAC

مراحل پیاده‌سازی EVM:

برای پیاده‌سازی مؤثر EVM در پروژه، باید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. برنامه‌ریزی دقیق پروژه: اولین و مهمترین گام، ایجاد یک برنامه پروژه جامع است که شامل دامنه کار، ساختار شکست کار (WBS)، برنامه زمان‌بندی تفصیلی و بودجه بندی دقیق برای هر فعالیت در WBS باشد. PV برای هر فعالیت در این مرحله تعیین می‌شود.
2. تعریف روش‌های اندازه‌گیری ارزش کسب شده (EV): باید روش‌هایی برای اندازه‌گیری ارزش کسب شده برای هر فعالیت تعریف کنید. روش‌های متداول شامل:
   • درصد تکمیل ثابت (Fixed Formula): مانند 0/50 (50 درصد هنگام شروع فعالیت و 50 درصد هنگام اتمام) یا 0/100 (100 درصد هنگام اتمام).
   • درصد تکمیل بر اساس نقاط عطف (Milestone Earning): EV بر اساس رسیدن به نقاط عطف مشخص در پروژه کسب می‌شود.
   • درصد تکمیل بر اساس وزن‌دهی فیزیکی (Physical Measurement): EV بر اساس اندازه‌گیری پیشرفت فیزیکی کار انجام شده (مانند تعداد متر مربع دیوار ساخته شده).
   • تلاش متناسب (Apportioned Effort): EV برای فعالیت‌های پشتیبانی (مانند مدیریت پروژه) که به طور مستقیم با فعالیت‌های اصلی مرتبط هستند، بر اساس EV فعالیت اصلی محاسبه می‌شود.
   • سطح تلاش (Level of Effort – LOE): EV برای فعالیت‌هایی که پیشرفت فیزیکی مشخصی ندارند (مانند مدیریت پروژه یا پشتیبانی)، به طور مساوی در طول دوره زمانی فعالیت کسب می‌شود. این روش دقت کمتری دارد و فقط باید برای فعالیت‌های LOE استفاده شود.
3. پیگیری منظم داده‌ها: باید به طور منظم (معمولاً هفتگی یا دو هفته یک بار) داده‌های مربوط به پیشرفت کار (برای محاسبه EV) و هزینه‌های واقعی (برای محاسبه AC) را جمع‌آوری کنید.
4. محاسبه شاخص‌های EVM: با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده، PV، EV و AC را در نقطه زمانی مشخص محاسبه کرده و سپس CV، SV، CPI و SPI را محاسبه کنید.
5. تجزیه و تحلیل نتایج: شاخص‌های محاسبه شده را تجزیه و تحلیل کنید تا عملکرد پروژه را درک کنید. به دنبال انحرافات قابل توجه از برنامه (CV و SV منفی) و شاخص‌های عملکرد ضعیف (CPI و SPI کمتر از 1) باشید.
6. پیش‌بینی عملکرد آینده: با استفاده از داده‌های فعلی و شاخص‌های عملکرد، EAC و ETC را پیش‌بینی کنید.
7. اقدامات اصلاحی: در صورت مشاهده انحرافات یا پیش‌بینی‌های نامطلوب، اقدامات اصلاحی مناسب را برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی برنامه‌ریزی شده یا کاهش انحرافات انجام دهید.
8. گزارش‌دهی: نتایج تحلیل EVM را به ذینفعان پروژه گزارش دهید تا آن‌ها را در جریان وضعیت پروژه قرار دهید.

مزایای استفاده از EVM:

استفاده از EVM مزایای متعددی برای مدیریت پروژه دارد:

• کنترل بهتر بر هزینه و برنامه زمان‌بندی: با ادغام هزینه و برنامه زمان‌بندی، EVM تصویری جامع‌تر و دقیق‌تر از عملکرد پروژه ارائه می‌دهد.
• شناسایی زودهنگام مشکلات: EVM به مدیران پروژه کمک می‌کند تا مشکلات مربوط به هزینه و برنامه زمان‌بندی را در مراحل اولیه پروژه شناسایی کنند، زمانی که اصلاح آن‌ها آسان‌تر و کم‌هزینه‌تر است.
• پیش‌بینی‌های دقیق‌تر: EVM ابزارهایی برای پیش‌بینی عملکرد آینده پروژه بر اساس داده‌های واقعی ارائه می‌دهد.
• تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر: با داشتن اطلاعات دقیق در مورد عملکرد پروژه، مدیران پروژه می‌توانند تصمیمات بهتری در مورد تخصیص منابع و اقدامات اصلاحی بگیرند.
• افزایش شفافیت و پاسخگویی: EVM شفافیت در مورد عملکرد پروژه را افزایش می‌دهد و مسئولیت‌پذیری را در تیم پروژه تقویت می‌کند.
• ارتباط مؤثرتر با ذینفعان: گزارش‌های EVM اطلاعات واضح و قابل درکی را در مورد وضعیت پروژه به ذینفعان ارائه می‌دهند.
• توانایی مدیریت تغییرات بهتر: EVM به ارزیابی تأثیر تغییرات بر هزینه و برنامه زمان‌بندی کمک می‌کند.

محدودیت‌های EVM:

با وجود مزایای فراوان، EVM نیز دارای محدودیت‌هایی است که باید در نظر گرفته شوند:

• نیاز به برنامه‌ریزی دقیق اولیه: موفقیت EVM به شدت به کیفیت برنامه‌ریزی اولیه پروژه بستگی دارد. اگر برنامه اولیه نادرست باشد، تحلیل EVM نیز گمراه‌کننده خواهد بود.
• نیاز به جمع‌آوری داده‌های دقیق: جمع‌آوری دقیق و به موقع داده‌های مربوط به پیشرفت کار و هزینه‌ها برای EVM حیاتی است. عدم دقت در جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند منجر به نتایج نادرست شود.
• پیچیدگی در پیاده‌سازی برای پروژه‌های کوچک: پیاده‌سازی کامل EVM ممکن است برای پروژه‌های بسیار کوچک و کم‌پیچیده غیرضروری و هزینه‌بر باشد.
• تمرکز بر کمیت به جای کیفیت: EVM به طور مستقیم کیفیت کار انجام شده را اندازه‌گیری نمی‌کند. ممکن است پروژه‌ای از نظر EVM عملکرد خوبی داشته باشد اما کیفیت کار پایین باشد.
• نیاز به آموزش: استفاده مؤثر از EVM نیاز به آموزش و درک مفاهیم و فرمول‌های آن دارد.
• تفسیر نتایج: تفسیر نتایج EVM نیاز به تجربه و درک زمینه پروژه دارد. شاخص‌های EVM به تنهایی همه چیز را در مورد پروژه نمی‌گویند.

مثال کاربردی EVM:

فرض کنید پروژه‌ای با بودجه کل (BAC) 100,000 دلار برای 10 ماه برنامه‌ریزی شده است و انتظار می‌رود هر ماه 10,000 دلار خرج شود. پس از 5 ماه، می‌خواهیم عملکرد پروژه را ارزیابی کنیم.

• ارزش برنامه‌ریزی شده (PV): در پایان ماه پنجم، طبق برنامه قرار بود 5 ماه کار انجام شده باشد، بنابراین PV = 5 ماه * 10,000 دلار/ماه = 50,000 دلار.
• فرض کنید در واقع در پایان ماه پنجم، فقط معادل 4 ماه کار انجام شده است و ارزش آن 40,000 دلار است.
  • ارزش کسب شده (EV): EV = 40,000 دلار.
• فرض کنید در پایان ماه پنجم، هزینه واقعی خرج شده 55,000 دلار است.
  • هزینه واقعی (AC): AC = 55,000 دلار.

حالا بیایید شاخص‌های EVM را محاسبه کنیم:

• انحراف هزینه (CV): CV = EV – AC = 40,000 – 55,000 = -15,000 دلار. (پروژه 15,000 دلار بیش از بودجه است)
• انحراف برنامه زمان‌بندی (SV): SV = EV – PV = 40,000 – 50,000 = -10,000 دلار. (پروژه معادل 10,000 دلار کار عقب‌تر از برنامه است، که معادل یک ماه کار است)
• شاخص عملکرد هزینه (CPI): CPI = EV / AC = 40,000 / 55,000 = 0.73. (پروژه از نظر هزینه ناکارآمد است، به ازای هر دلار خرج شده، 73 سنت ارزش کسب شده است)
• شاخص عملکرد برنامه زمان‌بندی (SPI): SPI = EV / PV = 40,000 / 50,000 = 0.80. (پروژه از نظر برنامه زمان‌بندی ناکارآمد است، فقط 80 درصد از کاری که قرار بود انجام شود، انجام شده است)

پیش‌بینی‌ها:

• برآورد در تکمیل (EAC) با فرض اینکه عملکرد آینده مانند گذشته خواهد بود:
  EAC = BAC / CPI = 100,000 / 0.73 = تقریباً 136,986 دلار. (انتظار می‌رود پروژه با 136,986 دلار تکمیل شود، 36,986 دلار بیش از بودجه اولیه)
• برآورد برای تکمیل (ETC):
  ETC = EAC – AC = 136,986 – 55,000 = 81,986 دلار. (انتظار می‌رود 81,986 دلار دیگر برای تکمیل پروژه لازم باشد)
• انحراف در تکمیل (VAC):
  VAC = BAC – EAC = 100,000 – 136,986 = -36,986 دلار. (انتظار می‌رود پروژه در نهایت 36,986 دلار بیش از بودجه باشد)

تفسیر نتایج مثال:

نتایج EVM در این مثال نشان می‌دهد که پروژه با مشکلات قابل توجهی هم از نظر هزینه و هم از نظر برنامه زمان‌بندی مواجه است. CPI و SPI کمتر از 1 نشان‌دهنده ناکارآمدی هستند و پیش‌بینی‌ها حاکی از اتمام پروژه با هزینه‌ای بسیار بالاتر از بودجه اولیه و با تأخیر هستند. در این مرحله، مدیر پروژه باید علت این انحرافات را بررسی کرده و اقدامات اصلاحی لازم را برای بهبود عملکرد پروژه انجام دهد. این اقدامات ممکن است شامل بررسی دلایل افزایش هزینه، شناسایی موانع پیشرفت، افزایش منابع، یا بازنگری در برنامه زمان‌بندی و بودجه باشد.

ابزارهای EVM:

نرم‌افزارهای مختلف مدیریت پروژه (مانند Microsoft Project, Primavera P6, Asana, Jira و غیره) قابلیت‌های EVM را ارائه می‌دهند که به اتوماسیون محاسبات و گزارش‌دهی کمک می‌کنند. استفاده از این ابزارها می‌تواند فرآیند پیاده‌سازی EVM را تسهیل کند.

خلاصه:

تحلیل ارزش کسب شده (EVM) یک ابزار ضروری برای هر مدیر پروژه‌ای است که به دنبال مدیریت مؤثر هزینه و برنامه زمان‌بندی پروژه است. با ادغام این دو بعد حیاتی، EVM دیدگاهی جامع از عملکرد پروژه ارائه می‌دهد و امکان شناسایی زودهنگام مشکلات و انجام اقدامات اصلاحی به موقع را فراهم می‌کند. در حالی که پیاده‌سازی موفق EVM نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، جمع‌آوری داده‌های منظم و تفسیر صحیح نتایج است، مزایای آن در بهبود کنترل پروژه، افزایش شفافیت و پیش‌بینی دقیق‌تر، آن را به یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای موفقیت پروژه تبدیل می‌کند. با درک مفاهیم کلیدی، فرمول‌ها و مراحل پیاده‌سازی EVM، می‌توانید این متدولوژی قدرتمند را به طور مؤثر در پروژه‌های خود به کار گیرید و شانس موفقیت آن‌ها را افزایش دهید.

برای محاسبه و تحلیل دقیق ارزش کسب شده (EVM) پروژه تمامی فرمول ها و محاسبات در قالب یک فایل اکسل طراحی شده که تنها با جایگذاری اعداد و اطلاعات پروژه میتوانید پروژه های خود را ارزیابی کنید.

دانلود فایل اکسل تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

فایل اکسل تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

فایل اکسل تحلیل ارزش کسب شده (EVM)

• فایل اکسل فرموله شده
• مناسب برای مدیران، سرپرستان و کارشناسان کنترل پروژه

دانلود

نویسنده:

مهدی سراقی