متداول ترین خطاهای اکسل

متداول ترین خطاهای اکسل

اکسل یک نرم‌افزار قدرتمند برای تجزیه و تحلیل داده‌هاست، اما ممکن است هنگام استفاده از آن با خطاهایی مواجه شوید. در زیر به برخی از متداول ترین خطاهای اکسل و تفسیر آن‌ها اشاره می‌کنیم:

خطای N/A#

مقدار N/A# از یك نظر خطا به شمار میرود، ولی از جهت دیگر مقدار معنا داری است که میتوانید با استفاده

هوشمندانه از آن، فرمولهای خود را بهبود بخشید.

هر فرمولی که به سلولی دارای N/A# ارجاع داده باشد نیز مقدار N/A# خواهد داشت.

N/A مخفف Not Available است که مخففی شناخته شده و پر مصرف به شمار میرود. به عنوان مثال، وقتی

جدولی از مقادیر دارید و به هر دلیل مقدار یكی از ردیف ها موجود نباشد، میتوانید به جای خالی گذاشتن آن

که گاهی ممكن است معادل با صفر در نظر گرفته شود، به آن مقدار N/A# بدهید. به عنوان مثال، مقدارهای

خطا با خط تیره جانشین شده است.

خالی در نمودارها گاهی معادل صفر در نظر گرفته میشوند )اکسل 3112 اینگونه نیست(؛ درحالی که اگر در

جای خالی مقدار N/A# را وارد کنید، آن مقدار در نمودار نمایش داده نخواهد شد. علاوه بر آن میتوانید در

مواقعی دیگر، مانند آنچه در مورد خطای !DIV/0# مثال زده شد نیز از N/A# برای مشخص کردن مقادیری که

قابل محاسبه نیستند استفاده کنید.

این خطا به این معناست که یک مقدار یا نتیجه‌ای یافت نمی‌شود، معمولاً در توابع جستجو مانند `VLOOKUP` یا `HLOOKUP`.

 خطای ?NAME#

این خطا معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که اکسل نام یک تابع را تشخیص نمی‌دهد (شاید به دلیل اشتباه در تایپ).

هر فرمولی که به سلولی دارای این خطا ارجاع داده باشد نیز مقدار ?NAME# را نشان خواهد داد.

برای رفع مشكل باید اولین فرمولی که این خطا را ایجاد کرده است بیابید )برای این کار از راهنمای انتهای

فصل استفاده کنید( و متن آن را کنترل کنید. اگر نام توابع را به طور دستی و با حروف کوچك وارد کنید، در

صورتی که تابع وجود داشته باشد، نامش به طور خودکار به حروف بزرگ تبدیل میشود. به این ترتیب یك راه

برای یافتن نام تابعی که اشتباه تایپ شده است این است که ببینید کدام نام با حروف بزرگ نوشته نشده است.

 خطای !NULL#

این خطا به این معناست که هیچ تعامل یا رابطه‌ای بین دو یا چند محدوده وجود ندارد.

این خطا به تمام فرمول هایی که به آن ارجاع داده باشند نیز منتقل میشود.

اطمینان حاصل کنید که برای جدا کردن محدوده‌ها از ویرگول (` , `) یا دو نقطه (` : `) به درستی استفاده کرده‌اید.

 خطای !NUM#

خطا !NUM#بیانگر وجود یک مشکل در محاسبات عددی است، مانند استفاده از عدد منفی در توابعی که به عدد مثبت نیاز دارند و در حالت های زیر به وجود می آید:

 قدر مطلق مقداری که از فرمول نتیجه می شود بسیار بزرگ است.

 به تابعی که ورودی عددی دارد، مقداری غیر عددی نسبت داده اید.

 به تابعی که ورودی عددی دارد، عددی نسبت داده اید که در محدوده مجاز نیست.

علاوه بر آنچه گفته شد، برخی توابع مالی نیز در شرایط خاص چنین نتیجه ای می دهند.

هر فرمولی که به این خطا ارجاع داده باشد نیز همین خطا را نتیجه خواهد داد.

وقتی با چنین خطایی روبرو می شوید، پس از یافتن فرمولی که منشا آن بوده است، ورودی های آن را بیابید و آنها را کنترل کنید. احتمالا فرمول به جدولی از مقادیر ارجاع داده است که انتظار دارید مقدار عددی داشته

Data  باشد، ولی در آن متن وارد شده است. به طور کلی بهتر است در چنین شرایطی با استفاده از قابلیت

Validation اکسل )در این کتاب توضیح داده نمی شود ( کاری کنید که وارد کردن مقدارهای غیر مجاز در

جدول ممكن نباشد. 

یك حالت پیچیده که میتواند چنین مشكلی را به وجود آورد، این است که یك عدد به صورت متن در سلول

وارد شده باشد. به عنوان مثال اگر با استفاده از توابعی مانند RIGHT ،LEFT و MID عددی را از یك رشته

استخراج کرده باشید، آن عدد ماهیت متنی خواهد داشت. مقدارهایی که از برنامه های دیگر در اکسل کپی

شده باشند نیز ممكن است با وجود اینکه ظاهر عددی دارند، ماهیت متنی داشته باشند. برای رفع این مشكل

می توانید مقدارها را با استفاده از تابع VALUE به عدد تبدیل کنید. سلولهایی که چنین مقادیری داشته

باشند معمولاً با یك مثلث سبز رنگ که در گوشه آنها قرار دارد مشخص میشوند. میتوانید روی آن کلیك

کرده و Convert to Number را انتخاب کنید تا متن به عدد تبدیل شود. 

خطای !REF#

این خطا زمانی رخ میدهد که مرجع فرمول وجود نداشته باشد و به این معناست که یک فرمول به یک سلول یا محدوده‌ای ارجاع می‌دهد که وجود ندارد (مثلاً اگر یک سلول حذف شده باشد).

حالت های زیر می توانند عوامل ایجاد خطا باشند:

 یك سلول را Cut کرده و در محلی که فرمول به آن ارجاع داده بود Paste کرده اید.

 یك سلول را در محلی کپی کرده اید که با اصلاح فرمول آن، ارجاع به خارج از محدوده سلولها منتقل شده است. برای مثال : اگر فرمول A1B1= را از سلول E1 در سلول C1 کپی کنید چنین حالتی به وجود خواهد آمد.

در هرکدام از حالتهای گفته شده، ارجاعی که قبلا در فرمول وجود داشت با !REF# جایگزین میشود و

نتیجه نهایی فرمول نیز !REF# خواهد بود. تمام فرمولهای دیگری که به این فرمول ارجاع داده باشند نیز

همین مقدار را نشان خواهند داد.

با توجه به آنچه گفته شد، یافتن خطا بسیار ساده خواهد بود. ابتدا فرمولی که منشا خطا بوده است را بیابید و بعد از آن فرمول را مرور کنید تا ببینید در کدام قسمت آن !REF# قرار دارد. !REF# را با مقدار مناسب جایگزین کنید تا مشكل برطرف شود.

 خطای !VALUE#

خطای !VALUE# از متداول ترین خطاهایی است که در فرمولهای اکسل رخ میدهد. دلایل ایجاد این خطا از

این قرارند:

 به تابعی که قرار است ورودی اش یك سلول باشد، محدودهای از سلولها را نسبت داده اید.

 فرمول، عملیاتی را روی مقادیر انجام میدهد که مجاز نیست. جمع کردن متن با عدد نمونه ای از این

عملیات است.

این خطا دلایل دیگری نیز میتواند داشته باشد که در محدوده مطالب کتاب نیست.

این خطا به تمام فرمولهایی که به آن ارجاع داده باشند نیز منتقل خواهد شد.

خطای !DIV/0 #

خطای! DIV/0# در اکسل به معنای تقسیم بر صفر است. این خطا زمانی رخ می‌دهد که فرمولی که نوشتید، سعی در تقسیم یک عدد بر صفر دارد.  این می‌تواند به دلایل مختلفی اتفاق بیفتد، مثلاً:

 مخرج فرمول صفر است: ساده‌ترین دلیل این است که سلولی که در مخرج فرمول شما قرار دارد، مقدار صفر دارد.

 ارجاع به سلولی خالی:  اگر در مخرج فرمول، به سلولی ارجاع داده‌اید که خالی است، اکسل آن را به عنوان صفر در نظر می‌گیرد و خطا رخ می‌دهد.

 نتیجه یک محاسبه دیگر صفر است:  ممکن است مخرج فرمول شما، نتیجه یک محاسبه دیگر باشد و این محاسبه به طور اتفاقی یا به دلیل خطا در داده‌ها، صفر را نتیجه دهد.

 استفاده از توابعی که می‌توانند صفر را برگردانند: برخی توابع، در شرایط خاص می‌توانند صفر را برگردانند و اگر این صفر در مخرج فرمول قرار بگیرد، خطا ایجاد می‌شود.

مثال:

فرض کنید فرمول شما `=A1/B1` است و سلول `B1` حاوی مقدار صفر است. در این صورت، خطای `#DIV/0!` نمایش داده می‌شود. برای حل این مشکل، می‌توانید از فرمول `=IF(B1=0,0,A1/B1)` استفاده کنید. این فرمول بررسی می‌کند که آیا `B1` صفر است. اگر صفر باشد، مقدار صفر را برمی‌گرداند، در غیر این صورت، تقسیم را انجام می‌دهد.

به طور کلی، برای رفع این خطا، باید منطق فرمول خود را بررسی کرده و اطمینان حاصل کنید که مخرج فرمول هرگز صفر نخواهد شد.

نکات عمومی برای رفع خطاها

1. استفاده از تابع `IFERROR`: این تابع به شما اجازه می‌دهد تا به جای مشاهده خطا، نتیجه دلخواهی را نشان دهید.

2. بررسی داده‌ها: مطمئن شوید که داده‌های ورودی بدون خطا هستند و به درستی وارد شده‌اند.

3. تست فرمول‌ها: فرمول‌های پیچیده را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تا راحت‌تر بتوانید مشکل را پیدا کنید.